Boekhouding

Deze blogpost kan affiliate links bevatten. Lees het volledige partnerbeleid (Engels) hier.

Voor een ondernemer – met of zonder personeel – is het versturen van facturen een van de meest plezierige taken. Je wordt namelijk betaald voor de diensten of producten die je hebt geleverd.

Hou wel rekening met het feit dat de Belastingdienst je facturen gebruikt om te bepalen hoeveel BTW je moet betalen. Daarom zijn er wettelijke eisen aan wat er op een factuur staat, wanneer je hen verstuurt en aan wie.

Wat moet er op je facturen staan?

• Je BTW-nummer
• Je KvK-nummer
• De factuurdatum
• Het volgnummer van de factuur (nummer je facturen doorlopend en opeenvolgend)
• Naam en adres van je onderneming
• Naam en adres van je klant
• De hoeveelheid en de aard van de geleverde diensten of producten
• De datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan als die anders is dan de factuurdatum
• De prijs exclusief BTW
• Het toegepaste BTW-tarief
• Het bedrag van de BTW
• Het totaal te betalen bedrag, inclusief BTW

Wanneer verstuur je een factuur?

Je moet je factuur versturen voor de 15e van de maand ná de maand waarin je je dienst of  product hebt geleverd. Als je op 23 november een communicatietraining geeft dan verstuur je de factuur voor 15 december.

Aan wie verstuur je een factuur?

Facturen stuur je aan je klanten die ook ondernemers zijn. Voor particulieren hoeft je geen factuur te maken, bijvoorbeeld als iemand bij je in de winkel een book koopt.

Hoe maak je facturen?

Facturen maken in Windows Excel is erg gemakkelijk. Er zitten voorbeeld sjablonen in Excel om facturen te maken. De volgende zijn factuursjablonen die je gratis kunt downloaden:

1. Servicefactuur met uren en tarief (Word 2007 of hoger)
2. Verkoopfactuur (Word 2007 of hoger).
3. Verkoopfactuur (incl. btw) met formule voor berekening van verzendkosten (Excel 2003 of hoger).
4. Factuur waarop totaal wordt berekend (Excel 2007 of hoger).
5. Werkorder (Word 2003 of hoger).
6. Verkoopfactuur met voorraadnummer (Excel 2003 of hoger).
7. Servicefactuur met aftrek van aanbetaling (Excel 2003 of hoger).
8. Servicefactuur met berekening van BTW (Excel 2003 of hoger).

Maak en bewaar een kopie van elke factuur die je verstuurt in je administratie.

Bonus tips:

• Lees Boekhouden voor Dummies voor meer info over het boekhouden en facturen.
• Voor een uitgebreide informatie over facturen kun je lezen op de website van de Belastingdienst.